勤怠管理の効率化。いつがオススメ？

「助成金」が利用できるタイミングがオススメ！

国は『仕事と生活の調和（ワーク・ライフ・バランス）』を推進すべく、勤怠管理をシステム化するのに助成金制度を設けている場合があります。

2015年9月現在では、「職場意識改善助成金」という、職場意識の向上を図る中小企業に対して、その実施に要した費用の一部を補助する助成金制度があります。これは、労働時間の改善や有給の取得率向上を目標とした取り組みを行った場合に支給される助成金で勤怠管理のシステム化にも摘要される助成金制度です。条件によっては、最大100万円の助成金が給付されます。

※本助成金は2020年現在も申請を受け付けているようです。しかし詳細内容が毎年変わっているため、適宜厚生労働省のWebサイトなどをご確認をください。

「人手が足りない！従業員を採用する？」と悩んだタイミングがオススメ！

仕事がたくさんありすぎて残業続き。こんなことになると体力的にも精神的にも疲弊してしまい、日中の作業効率が悪くなって、更に業務に時間がかかり、残業でカバーする…。こんな悪循環に陥ります。そうならないためには、従業員を雇って仕事を分担するやり方を一番に思いつくと思います。

しかし、その前に、仕事をアウトソーシング化・システム化・効率化できないか、考えてみませんか？

従業員を1人雇う場合、およそ給与の３倍の経費を見込む必要があると言われています。また、最近では経験者の人手不足が問題となっているように、なかなか希望しているような人材が期待しているスケジュールで採用でき、戦力になっているかはわかりません。

そのため、もし仕事の中でアナログなやり方だったり、非効率なやり方をしているものがあるようでしたら、まずはそれをアウトソーシングやシステム化することで作業効率ＵＰを図りませんか？ タイムカードの集計は、スピード性が必要な上に正確性も求められます。もしタイムカードの集計が手間だと感じていましたら、勤怠管理システムの導入をオススメします。

「年度末の３ヶ月前」がオススメ！

どんなに他の業務が忙しくても、給与支払いを遅らせるわけにはいきません。そのため、勤怠の締め～給与計算・支払いはどんなに多忙でもスケジュール通りに行う必要があります。

総務・経理部が一番忙しくなる時期は、決算や人事異動の重なる「年度末前後」ではないでしょうか？

この時期は年に一度の大仕事が待ち構えており、色々と事前準備していても、業務がラクになることはまずないでしょう。間違いなく普段以上に忙しいはずです。そして、結果的に残業で勤怠計算・給与計算をカバーするはめに…。

そうならないために、アウトソース化やシステム化できる部分は積極的に取り組み、どうしても人間の手が必要な部分に業務時間を割りあてるように対策を講じておきましょう。

ポイントは、「年度末まで」に導入しておくことです。当たり前ですが新年度までに導入しておけば、新年度からの勤怠情報は全てシステム化（データ化）された情報が利用できますので、後追いする際に「◯月まではタイムカードを調べて、◯月からはシステムから調べて…」というような手間がなくなります。

「新制度開始の３ヶ月前」がオススメ！

例えば、2016年1月から開始される、「マイナンバー制度」では、総務・経理部が関わる多くの業務に影響を及ぼします。そのため、制度開始直後は対応に手間取り、その他の業務に影響がでる可能性が高いと考えられています。

そこで問題になるのは、やはり通常業務でスケジュール厳守が求められている「給与支払い」です。前項にもありますが、これだけは勤務締め～給与支払い締めまでのタイミングが決まっているために、どんなに多忙でも短いスケジュールの中でなんとかしなくてはいけません。

残業でカバー、なんてことにしないためにも、今のうちから業務効率化を見据えておくと良さそうです。

なぜ「３ヶ月前」なのか？

今回ご紹介したタイミングの２つに「３ヶ月前」とご紹介しているものがあります。これはなぜなのでしょうか？

勤怠（就業）ルールは会社ごとに異なります。丸めの単位や有給の取り方などが少しずつ異なり、会社の数ほど勤怠ルールがある、と言われるほどです。そのため、その勤怠ルールに適合したシステムを見極めるには、実際に使ってみるしかありません。勤怠管理システムの多くのサービスは、こういった事情を理解しているので、無料お試し期間を設けているのでご安心ください。

このようなお試し期間や業者選定期間などを踏まえると、導入の３ヶ月くらい前からサービスを探し始めるのが良さそうです。

そうは言ってもやっぱり予算化できない！

サービスの導入に予算はつきもの。企業では年間の支出可能費用などの予算を持っていることが多いので、突然期中に稟議申請を行っても門前払いを受けてしまいます。

そこで、２つのご提案をさせてください。

クラウドサービスを活用すること

クラウドサービスの多くは、利用の期間や利用者数に応じた課金形態をとっています。また、多くのサービスは初期費用が無料または安価なことが多いため、導入もしやすく、月々の料金も低めです。

そのため、予算化していなかったサービス導入は低予算でスタートできるクラウドサービスがオススメです。

無料のシステムを活用すること

ネット上には様々な無料サービスが公開されています。これは勤怠管理システムも同じです。出退勤だけの記録を取るような簡易的なものをお探しでしたら、無料のサービスでも十分に対応できるかもしれません。

ただし一部の無料サービスは、オプションをつけると有料になったり、広告がたくさん表示されたり、最悪の場合、悪意のあるウイルスに感染することもあります。このようのな無料サービスからのウイルス感染が原因で会社の情報漏洩に繋がるケースもあると危惧されているので、ご利用は慎重に！

まとめ

今回はわかりやすく「勤怠管理」に限定していますが、他の業務にも転用できる考え方だと思います。「「いつ」こうなるから、それまでに備えていこう」という逆算スケジュールを引くと、導入スケジュールやそれ以降の予定が立てやすいのでオススメです。

最近はネット環境やスマホの普及、技術の進歩で、様々な新しいサービスが誕生しているため、「まさか！」と驚くような業務もアウトソーシング化することが出来る世の中になっています。勤怠管理システムに限らず、費用対効果を適切に見極めた上で、本当に使えるサービスと出会えるといいですね。