タイムレコーダーでの勤怠管理で重要なのは、システムを活用した打刻後のデータ管理と活用

タイムレコーダーで打刻するだけでは、勤怠管理にはならない

タイムレコーダーでタイムカードを打刻し、出退勤時刻を記録。その記録をまとめて締め日に手動で集計し、月ごとの勤務時間をまとめる。勤怠管理といえばこのような形式で行うのが一般的でした。

しかし、このタイムカードを手動で集計する方法には、手間や時間がかかりすぎるという問題があります。また、タイムカードが第三者によって不正打刻され、正確な勤怠管理ができないというリスクも少なくありません。これらの事情から、タイムカードを使った勤怠管理は過去のものとなりつつあります。

一方で、長時間労働やサービス残業に対する世間の目が厳しくなっている昨今、企業にとって勤怠管理の重要性はさらに増してきています。多くの企業が抱える、人件費や長時間労働に関する課題を解消するためには、今まで以上にしっかりと勤怠管理を行うことが必要です。

勤怠管理を、手間やコストをかけることなく正確に行いたい。多くの企業の管理・経営部門では、このような課題を抱えているのではないでしょうか。最新のタイムレコーダーは、デジタル化が進んでいます。PC打刻やスマホ打刻、指紋や指静脈などの生体認証打刻、ICカード打刻などに対応し、勤怠データをリアルタイムで集計できるものが普及しています。このようなタイムレコーダーを導入すれば、労働時間・残業時間や休日・有給休暇の管理もスムーズにできることはもちろん、これらのデータを使ってさまざまな業務効率化やコストダウンが図れるようになるのです。

勤怠管理システムが持つ5つのメリット

最新のタイムレコーダーと勤怠管理システムを導入することで何ができるのでしょうか。労働時間・残業時間の把握と給与計算が簡単になるのはもちろん、さらに、以下の５つのような活用方法があります。

1．人事、総務担当者の業務改善・効率化

紙のタイムカードを使用して勤怠管理を行うときに起こる問題のひとつに、集計や管理にかかる手間が挙げられます。しかし、勤怠管理システムを導入すれば、当月の労働時間の集計を自動的に行えます。さらに、給与計算ソフトと連携させれば、給与計算もあっという間。毎月の締め日後の業務を大幅に改善し、効率化できるのです。

また、勤怠管理システムにあらかじめ残業時間の上限を設定し、それに達しないようアラートを出すことも可能。休日・有給休暇の管理もできるので、勤怠管理がより簡単・効率的になり手間が省けます。

2．シフト管理の効率化

シフトの作成と管理にも勤怠管理システムを活用できます。複雑なシフトの作成も、あらかじめパターンを作っておいてそれを当てはめれば簡単。シフトごとの人件費の管理も自動的に行えます。シフトを実際に運用する際には、予実管理、つまり予定していたシフトと実際の勤務時間を比較することで負荷がかかっているシフトを確認し、業務内容の見直しや人員の増減を決定すればいいのです。

3．コストダウン

タイムカードを使用する場合は、タイムカードやタイムレコーダーのインクなどの消耗品代、保管にかかるコストが必要です。しかし、タイムレコーダーをデジタル化し勤怠管理システムを導入すれば、これらのコストは不要。タイムカードの集計にかかっていたスタッフの人件費、各拠点からのタイムカードの輸送費なども削減できます。

4．勤怠の見える化

タイムカードで勤怠管理を行うと、締め日を過ぎるまでその月の勤務状況がわかりません。しかし、勤怠管理システムを使えば、ほぼリアルタイムで出退勤時刻はもちろん、その月のそれまでの労働時間も確認できます。残業時間や休日出勤数、有給取得回数なども自動で可視化できるので、働きすぎている社員を発見することも容易です。

5．不正打刻の防止

また、タイムカードを使った勤怠管理では、不正打刻の問題がしばしば発生します。第三者による代理打刻、打刻後のサービス残業などが横行していると、正確な勤怠管理ができません。最新のタイムレコーダーは、生体認証打刻やスマホ打刻などに対応しているものもあります。このような方法を導入することで、不正打刻を防止し、より正確で公平な勤怠管理が実現できます。

最新のタイムレコーダー＆勤怠管理システムで 勤怠をリアルタイム管理

勤怠管理システムの中で最も注目すべき機能は、勤怠の見える化ができるという点です。勤怠をリアルタイムで確認できるので、日々の人件費を把握し、生産金額と合わせて生産性を確認できます。それを経営指標の一つに設定すれば、組織全体の効率化に役立ちます。

また、勤怠状況を確認することで、どの部門に負担がかかっているかも確認できます。残業が多い部門を把握し、人員の配置や業務内容を見直して状況を改善できるのがメリットです。このように、勤怠の見える化は、効率や生産性の向上に大きな威力を発揮します。

勤怠の見える化は、タイムレコーダーで打刻するだけの従来の勤怠管理では実現できません。タイムレコーダーと勤怠管理システムを組み合わせ、労働時間のデータを活用するからこそ可能になります。これからの勤怠管理には、出退勤時刻や勤務時間などを締め日にだけ確認するシステムではなく、リアルタイムで見える化するシステムが必要です。