長時間労働などの過重労働を防ぐ、勤怠＆労務管理のポイントとは？

タイムカード導入だけでは、労務リスクを軽減できない

労働時間を把握するためには、一般的にはタイムカードが使われます。しかし、タイムカードを使ったとしても、正確に労働時間を把握できるとは限りません。

タイムカードは普通、月の締め日過ぎに初めて集計されます。これは、締め日にならないと誰がどれだけ働いたかが把握できないということを意味しています。

締め日を迎えて集計してみたら、労働時間が規定を超えていたという可能性もあるわけです。これでは、労働時間の把握が後手に回ってしまい、労務リスクに対する十分な対応が取れません。

タイムカードの問題点はほかにもあります。第一には、代理打刻（なりすまし打刻）、つまり本人以外の第三者が代わりに不正打刻してしまうという問題です。本人はまだ残業しているのに同僚や上司などの第三者が退勤時刻を打刻してしまうようなことがあれば、実際の労働時間と記録上の労働時間にズレが出てしまいます。

それから、職種によってはタイムカードがなじまないという問題もあります。内勤の職種であれば、オフィスへの出退勤時刻を打刻すればいいので特に問題はありません。

しかし、営業職のように直行直帰が多い職種であれば、タイムカードの打刻と実際の労働時間との間にズレが発生することもあります。また、社員がテレワークをしている場合も、タイムカードに打刻することは不可能です。こういった働き方の社員が多い企業では、タイムカードの運用自体が困難でしょう。

つまり、長時間労働という労務リスクに対応するためには、ただタイムカードを導入するだけでは不十分なことが多いのです。自社の就業規則に合わせた勤怠管理システムを導入し、適切に運用する必要があります。

労務リスクを軽減する正しい勤怠管理のポイント

次に、リアルタイムで集計ができ、その結果を確認できるようなシステムを選ぶこと。一人ひとりの労働時間をリアルタイムで確認できれば、残業時間などから過重労働にもすぐ気づくことができます。

そうすれば業務量をマネジメントする、有給休暇をとらせる、ヘルプの人員を増やすなどの対応が可能です。労務リスクに素早く気づき対応するためには、リアルタイムで集計できるシステムは必須といっていいでしょう。

さらに、集計時に総務・人事に負担がかからないシステムを選ぶことも大切です。どんなにいいシステムでも、実際に運用する人に負担がかかってしまうのであれば意味がありません。業務担当者にも簡単に使いこなせて、自動的にさまざまな処理をしてくれるシステムを選びたいものです。

労務リスク管理の最初の一歩は、正しい勤怠管理から。まずは、勤怠管理を正確に行い、社員の労働時間の状態を確認することが重要です。その際、それぞれの企業の労働環境に合った、社員にもなじみやすい勤怠管理システムを選ぶことが要となります。