直行直帰、出張時にも正確に打刻可能。 位置情報を活用した勤怠管理のメリット

直行直帰や出張が多い営業職のタイムカードは虫食いだらけに・・・

オフィスワーク中心の職場であれば、タイムカードによる勤怠管理は比較的容易です。
ところが、お客様を訪問するために直行直帰や出張が多い営業職が多い職場では、タイムカードによる勤怠管理が難しいケースがあります。
直行直帰、出張時、外出先ではタイムカードを打刻することができません。必然的にタイムカードは虫食い状態になってしまいます。

結果として、正確な勤怠管理ができずに、勤怠の締め日直前に大慌てで勤怠申請を提出される、なんてことになりがちです。しかも提出された内容は、慌てて記憶に頼って書いたものであり、正確な勤怠状況を反映したものではないということも珍しくないでしょう。

このような状態を解消し、タイムカードを機能させ、正確な勤怠管理を行うにはどうしたらいいのでしょうか。

一般的な対応策としては、第三者が打刻する代理打刻や、自己申告による打刻申請が挙げられます。しかし、代理打刻や自己申告による打刻申請が増加すれば、今度は正確な勤怠管理が難しくなるという新たな課題が発生します。

つまり、営業職や現場担当者の正確な勤怠管理を行うためには、代理打刻や自己申告に頼らない打刻方法を考えなければいけないのです。

携帯電話・スマートフォンで打刻するだけでは 正確な勤怠管理にならない？

外出が多い営業職の勤怠管理を行うには、タイムカードでの管理では不十分です。そこで注目したいのが、営業職が業務に使用しているスマートフォンや携帯電話を活用する勤怠管理システムです。

タイムカードを使う打刻はオフィスにいなければできませんが、デジタルの勤怠管理システムを使えば、出先からスマートフォンや携帯電話を利用して打刻ができるようになります。
これなら、直行直帰や出張が多い営業職も、代理打刻や自己申告に頼らず出勤や退勤の打刻ができ、正確な打刻申請ができます。

とはいえ、スマートフォンや携帯電話を使った打刻にはいくつか問題点があります。その中でも最も大きな問題は、出先のどこから打刻したのかがわからないということです。
たとえば、直行直帰時にお客様の近くではなく、自宅を出るときや自宅に帰ってから打刻することも可能です。また、実際にお客様を訪問せず、適当な場所で打刻し、「直行直帰した」として虚偽の打刻申請をすることもできてしまいます。このような不正がまかり通るシステムであれば、勤怠管理システムとして不合格でしょう。

※タッチオンタイムの管理画面。携帯電話で打刻を行ったときの位置情報が載っています。

このような問題を解決する勤怠管理システムが近頃増えています。弊社サービスのタッチオンタイムでも同様です。

『タッチオンタイム』では、スマートフォンや携帯電話からの打刻時にGPSによる位置情報も同時に取得するシステムを採用しています。

いつどこで打刻したかが記録されるため、不正打刻が行われたとしても管理者側はすぐに察知できます。
これで、外出が多い営業職の勤怠管理も正確に行え、従業員間の不公正感も生まれにくくなります。

また、『タッチオンタイム』は、スマートフォンや携帯電話から専用ページにアクセスし打刻する方法を採用しています。アプリを使わないため、スマートフォンのOSや携帯電話の機種を問いません。現在使用中のスマートフォンや携帯電話をそのまま使うことができ、導入時にかかるコストも低く抑えることができるのです。

モバイル打刻認証（携帯電話・スマホ）

『タッチオンタイム』の管理画面では、打刻時刻と位置情報を同時に確認できます。打刻時刻と位置情報を照らし合わせれば、営業職が本当にお客様を訪問しているのかも一目瞭然です。疑うわけではなくても、正確な打刻申請が行われているか、心配する必要はなくなります。
これにより、オフィスワーク中心の従業員も納得できる公正で正確な勤怠管理が、簡単に実現できるのです。

また、『タッチオンタイム』は海外でも利用できるため、海外出張が多い業種や事業所でも安心してご利用いただけます。もちろん、直行直帰や出張が多い営業職の勤怠管理は、GPSを使った位置情報を活用することでスムーズに行えます。

社員の使うスマートフォンや携帯電話をただの連絡ツールとしてだけではなく、勤怠管理のために位置情報を利用するツールとしても活用すれば、勤怠管理がより正確に、簡単になります。より公正で正確な労働時間の把握が必要とされる今こそ、タイムカードでの勤怠管理を見直すいい機会ではないでしょうか。