いまや有休管理も企業の義務！勤怠管理と併せて効率的に管理しよう

2018年から有給休暇取得の義務化？

また、政府も「働き方改革」を掲げて、有給休暇の取得を促進しています。

2015年4月に国会に提出された労働基準法の改正案には、有給休暇の取得の義務化が盛り込まれていて、企業は有給休暇を10日以上付与される従業員に対して、少なくとも年に5日間を取得させなくてはいけません。同時に従業員の有給休暇の管理簿の作成も企業の義務になります。

この法案は、早ければ2018年度にも施行される見通しです。違反した企業には罰則が科されるため、今から有給休暇の管理体制を整えておかなくてはならないのです。

手作業の有給休暇の管理はもう限界

しかし有休管理は複雑で非常に手間がかかります。法律でさまざまな条件が決められており、従業員の入社時期や所定労働時間、出勤状況によって日数が異なるうえ、時効による消滅もあるからです。

紙ベースの管理簿やExcelなどで有休を管理している企業では、毎月の取得状況のチェックや、付与日数・繰越日数の計算などに多くの手間がかかります。有休取得が義務化されれば、さらに手間が増えて面倒になるでしょう。

手作業で有休管理をしている企業にとっては頭の痛い課題ですが、この機会にシステム化を検討することで、法改正へのスムーズな対応が可能になります。

しかし、有休管理のためだけに新たなシステムを導入するのは非効率です。せっかくならば勤怠管理システムを導入し、有給休暇と併せて管理することで相乗効果が得られます。

入力された勤怠データはシステムが自動的に集計するため、従来では月末まで確認できなかった日々の勤務状況をリアルタイムで可視化できます。ここで有休管理も出来れば、一括で省力化と有休取得の適正な管理が実現するでしょう。

有休管理の管理方法

たとえば勤怠管理システム「タッチオンタイム」では、有休を取得したい日を事前申請することで自動的に勤怠データとして登録されます。

• 出退勤時刻
• 出勤日数
• 有休取得日数

これらすべてをリアルタイムで確認できるので、従業員の勤務実態を一目で把握できます。

• 付与日数
• 繰越日数

この2つも法律で定められた条件に従ってシステムが自動的に計算します。
面倒な計算をひとりひとり行う必要がなくなり、効率的に有休管理ができるのです。

有給休暇は2年で時効を迎え、消滅します。しかし、日ごろあまり有給休暇を取らない従業員は、漠然と時効があることを知っていても、自分がいつまでに何日間の有休を取得できるのか、明確に把握できていないことが多いようです。有給休暇の取得を促進するためには、こうした従業員に対して、有効期限を知らせることが効果的です。

タッチオンタイムの失効前通知機能

勤怠管理システム「タッチオンタイム」には『失効前通知機能』が備えられており、有給休暇の失効日が近づいたことをメールで従業員に通知できます。通知するタイミングは最大3パターンまで登録可能で、たとえば、「180日前」「90日前」「60日前」など、あらかじめ送信するタイミングを設定しておくことで、自動的にメールが送信されるのです。こうした機能を利用することで、有給休暇の取得を手間なく促すことができます。慌ただしい年度末になって、有休を取得しそびれた従業員が、まとめて消化するような事態も回避できます。

これからは、有給休暇は「取らなくてはいけないもの」になります。従業員の有給休暇を管理し、取得させることが企業の責任になるのです。このことを踏まえて、適切な管理体制を作っておかなければなりません。勤怠システムの利用も含めて検討することで、有休管理や取得の促進を効率よく行うことができるでしょう。