1年単位の変形労働時間制のルール策定！手続きと届出、導入までの流れについて
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特定の期間に法定労働時間を超えて労働させることができる変形労働性ですが、近頃は導入企業の話を聞くことが増えました。ただ導入にはある一定の条件と所轄の労働基準監督署への届け出が必要になります。スムーズな導入のためにもこの記事では、1年単位の変形労働時間制の届出に必要な手続きを詳しくご紹介します。ぜひ参考になさってください。
1年単位の変形労働時間制の届出に必要な内容を紹介
労働基準監督署へ届出するために必要なものは
- 1年単位の変形労働時間制に関する協定届
- 書面による労使協定
- 変形労働時間制期間中の労働日および時間がわかる勤務カレンダー
- 就業規則に変更がある場合、労働者代表の意見書を添付した就業規則
いずれも、提出用と会社控用、2部ずつ必要です。
ここでは1年単位の変形労働時間制の届出に必要なことを、順を追ってご紹介します。
届け出書類の書き方
まず、労働基準監督署長に届出を行う際は、厚生労働省が指定した、「1年単位の変形労働時間制に関する協定届様式第4号（第12条の4第6項関係）」が必要です。この書類は厚生労働省のホームページ内にある、ダウンロードページより入手できます。書類は提出用と控用で、合計2部用意しておきましょう 。
1.書類はまず、事業の種類、名称、所在地、労働者数など簡単なところから埋めていきます。労働者数ですが、これは、役員以外の人数をです。有期契約中のパートおよびアルバイトの人数は、作成時に雇用契約があるならば人数に含みます。事業の種類の欄には「〇〇製造業、××販売業」というように記入し、事業の名称の欄には、「〇〇会社〇〇工場、××会社××営業所」というように出先機関名まで詳しく記入する必要があります。
2.今までに、1年単位の変形労働時間制に対する労使協定があった場合には、該当箇所である「旧協定」に関する項目を埋めていきます。
3.そして書面の労使協定を記入します。注意点としては、原則として労働時間は最大で1日10時間(18歳未満の場合は8時間)、労働時間時間数は最大で週52時間(18歳未満の場合は48時間)です。記入する際に注意しましょう。その他に注意する点は次の見出しをご覧ください。
4.次に1週間の労働時間の平均が40時間までの規定に合うかどうかの計算をします。
5.最後に内容をもう一度確認して、届出日、正式な会社名および役職名、氏名を記入したうえで押印します。
6.提出した際には、必ず控えをもらうようにしましょう。もらった控えは、期間満了日から3年間は保管しておく必要があります。
労使協定の概要＆変形労働時間制のルール策定
変形労働制の導入には労使協定を結ぶ必要があります。従業員の労働時間に関わるからですが、1年単位の変形労働時間制の採用を行う際には、労使協定において、以下の事項を定める必要があります。
対象となる労働者の範囲
1年単位の変形労働時間制では、対象になる労働者の範囲をできるだけ明確に定めます。常時使用する労働者数とは人数が異なる場合もあります。
対象期間
対象期間とは、その期間の1週間あたりの労働時間が、40時間を超えない範囲で労働させる期間を指します。対象期間は1カ月以上1年以内です。
特定期間
特定期間は、1年単位の変形労働時間制での対象となる期間中、特に業務が繁忙になる時期を指します。
労働日、労働時間
労使協定で定める労働時間は、対象となる期間の1週間あたりでの労働時間が40時間以内である必要があります。計算方法は、対象期間における労働時間の総枠＝40時間×対象の暦日数÷7です。また、1年単位の変形労働時間制においては、対象期間の労働日とその労働日毎の労働時間を具体的に定めなければいけません。そのため、使用者による業務の都合での、自由な労働時間の変更はできません。
労使協定の有効期間
1年単位の変形労働時間制を運用してみて、この制度を継続するのか、もしくは廃止するのかなどの判断を行う機会を使用者、労働者双方に与えるために、労使協定の有効期間を定める必要があります 。
労働基準監督署への届出に必要なもののまとめ
1年単位の変形労働時間制の採用を行う際は、初年度に就業規則の変更を行っておけば、次年度以降の変更は必要がなくなります。ただし、年間カレンダーが就業規則の付属規定となっている場合は、毎年度の改訂が必要なので注意しましょう。
また、本来ならば10人未満の労働者数の事業所においては、就業規則の届出義務はありません。しかし、1年単位の変形労働時間制を採用する場合には、小規模の事業所であっても 届出をする必要があります。さらに、対象期間を過ぎるとまた新たに次の対象期間分の届出を提出しなければなりません。
届出の際には、さきほどの「1年単位の変形労働時間制に関する協定届様式第4号（第12条の4第6項関係）」に、変形労働時間制期間の勤務カレンダーおよび協定書を添付して提出をするのが一般的です。しかしながら、法的には、協定書の添付は必要ありません。
ただし、様式第4号の中に記載項目をすべて記載できなかった場合などは、添付が必要です。書面による労使協定は、法的には添付する義務はありませんが、労働基準監督署の受付では、当たり前のように添付を求められることがほとんどです。そのため、協定書は最初から添付しておいたほうが届出はスムーズに行えるでしょう。
スムーズな書類作成を
1年単位の変形労働時間制協定届は、所定の様式に記入するだけではなく、各日および各週の労働時間を記載しているカレンダーおよび協定書の作成が必要になるため、何かと手間がかかってしまいます。
また、期間が終了してしまう前に次の期間の届出を行う必要があるので、つい忘れてしまいがちです。これらの業務をスムーズに行うために、勤務カレンダー作成ソフトや勤怠管理システムを導入するのもひとつの方法です。さまざまなツールを利用して、スムーズな書類作成を行うようにしましょう。
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