シフト管理をシステムで行う！併用できる勤怠管理システムを紹介
勤怠管理システム
ナレッジ
シフト制を採用している企業の管理者にとって、毎月行うシフト作成は手間と時間がかかる大変な作業のひとつです。そんな煩雑なシフト作成や出退勤の管理などのシフト管理も、勤怠管理システムを使えば簡単に行うことができます。しかし、しっかりと検討せずに導入してしまうと、上手く使いこなせないということにもなってしまうので注意が必要です。どういったサービスがあるのか、選ぶポイントなどを紹介しますので、参考にしてみてください。
目次
シフト管理システムを導入するメリット
手作業やExcelでのシフト管理は多くの時間がかかり、管理者の負担となっています。便利なシフト管理システムを導入してシフト管理を効率化するには、まずメリットを理解し、上司や経営者に説明できなくてはなりません。ここで、シフト管理システムを導入するメリットを確認しましょう。
手間が省ける
シフト作成では、シフト希望をメールなどで連絡、Excelに再入力、そこから各自の希望に添うように作成といったように手間と時間がかかります。シフト管理システムを使えば、スマホなどから簡単にシフト希望申請をし、自動でシフト作成、シフト確定後シフト表の送信もスムーズに行うことができます。自動でのシフト作成は、私情を挟まないところも魅力のひとつです。
従業員の能力に応じた最適な配置が可能
従業員のおおよそのスキルは分かっていると思いますので、シフト管理システム上で従業員の名前を見ながら、人数や能力においても無駄のない最適な配置を行うことがしやすくなります。
人員不足の際にシステム上からヘルプの要請が出せる
従業員からシフトを提出してもらい、シフト作成を自動で行った際に不足があった場合は、システム上から協力の要請を出すことができます。
シフト管理システムを導入するデメリット
一方どのようなデメリットがあるのかも確認しましょう。メリットとデメリットを把握して、導入を検討することが大切です。
コスト増や機能不足
企業の規模に対して必要な機能よりも高機能なシステムを導入すると、コストが増えてしまいます。 不必要な機能に無駄なコストを払い続けなければならない事態になってしまうので注意が必要です。
一方、規模に対して機能が不十分であると、結局は手作業が多く残るということにもなってしまいます。せっかく手作業を減らすためにコストをかけてシステムを導入したにもかかわらず、手作業が減っていないとなるとシステム導入の意味がありません。
給与計算システムと互換性がない
シフト管理システムは基本的に残業時間の把握が出来ないものが多く、既存の給与計算システムと互換性がないものがほとんどです。その為、給与を計算する際は別途作業が発生してしまいます。シフト管理システムでは従業員の予定勤務時間の把握はできますが、実際の勤務時間は分かりません。なのでその後の給与計算については手作業、または勤怠管理システムで勤務時間を計ることとなり、その分の手間やコストがかかってしまいます。
シフト管理ができる勤怠管理システムを導入する
メリットでも説明したように、シフト管理をシステムで行うことは管理者の負担を軽減することができます。しかしシフト管理システムだけでは、依然として給与計算や勤怠管理に管理者の手間が必要となってしまいます。もし仮にシフト管理システムの導入の目的が管理者の負担軽減であれば、それは達成できていません。
そこで、おすすめしたいのが「シフト管理機能を搭載した勤怠管理システム」です。
勤怠管理システムの中にシフト管理や給与計算などの機能が備わっているものは多く、シフト管理システム導入よりもさらに大きな負担軽減につながります。 また、今まではシフト管理や給与計算などそれぞれの用途によって使い分けていたものを一括で管理できるようになることはコストカットにも繋がるでしょう。
ここからは、そのシフト管理機能を搭載した勤怠管理システムの選び方を紹介いたします。
シフトも管理できる勤怠管理システムの選び方
自分の会社に合っていないシフト管理システムを導入してしまっては、コストや手間が増え、結局上手に活用できないことになってしまいます。システムを選ぶ基本的なポイントをあげますので、チェックして適切なものを導入しましょう。
クラウド型かパッケージ型か
クラウド型の一番大きなメリットは、「初期費用を抑えられること」です。
クラウド型を用いる場合、自社で必要なサーバーやネットワーク機器を購入・管理するのではなく、クラウドサーバー事業者のものを借りて運用します。 そのため、一般的にはパッケージ型と比べて数万円〜数百万円の費用を抑えることができます。 また、自社で開発をするパッケージ型のものよりもセキュリティ対策のレベルが高いことや、法改正などにあわせた無料アップデートなどのサポート体制があることもメリットとして挙げられます。
一方で、クラウド型の注意点としては、「会社の規模が大きくなるとパッケージ型との費用の差が小さくなる」ことです。
クラウド型の費用は使用する従業員の数によって決まることが多く、その金額が毎月かかります。そのため、従業員規模が小さい会社であれば月額の費用負担も少ないですが、従業員規模が大きい会社では月額費用が多くかかってしまいます。 しかし、パッケージ型の初期費用・運用費用や手作業で行うコストよりは費用を抑えられることが多いです。
パッケージ型の一番大きなメリットは、「自社の目的に合わせた仕様にできる」ことです。
パッケージ型の場合、自社でシステムを開発・構築するためにそのシステムは自社専用になります。そのため、自社に合ったシステムに仕様を変えられます。 また、クラウド型と違い、従業員が増えても運用費用がかからないというメリットがあります。
パッケージ型の注意点としては、「初期コストが高い」「技術を習得した社員が必要である」ことが挙げられます。
クラウド型ではクラウドサーバー事業者のサーバー・システムを利用する事ができますが、パッケージ型では一から自社でシステムを開発・構築しなければいけません。 そのため、初期費用がかかってしまいます。 そして、システムの開発・構築・運用ができる技術を習得した担当社員が必要になるので会社によってはすぐに導入ができないことがあります。
また、システムの構築においては社内の管理部門（総務・人事）と運用部門（営業部など）との双方のすり合わせをしなければなりませんので、人件費という点でもコストがかかります。せっかく時間と費用をかけたシステムが双方にとって使いにくいものでは意味がありません。しっかりとすり合わせておくことが必要でしょう。
自社の勤務形態に対応しているか
設定できるシフト時間は必ず確認したいポイントです。5分単位なのか、15分単位なのかなど設定できる時間でも利便性は大きく異なってきます。夜勤や土日祝日出勤がある業種では、その時間帯にも対応しているかの確認も必要です。
シフト管理ができる勤怠管理システムの紹介
出勤や退勤などを管理する以外にも、勤怠管理システムには、シフトや残業の申請、勤務時間の集計、従業員へのアラート機能などさまざまな便利機能が付いています。また、シフトを自動作成してくれる機能が付いたシステムもあります。導入するシステムによって使える機能もさまざまですが、まずは人気の勤怠管理システムをチェックしていきましょう。
タッチオンタイム
高機能かつ使いやすいシステムが人気を集めているクラウド型サービスのタッチオンタイムは、複数の店舗を管理しているような企業や変則的な出退勤、様々な就業規則にも適応できる柔軟性のあるシステムです。打刻時にパソコンいらずで社内・店内に置きやすく打刻がしやすい独自の端末も人気の理由です。他にもシフトパターンを柔軟に設定できること、サポートが充実していることが選ばれているポイントです。
ジョブカン
シフトの自動作成機能付きで、全員分のシフト作成をシステムが行ってくれます。休憩時間や出勤時間が複雑なシフト管理も、5分単位でシフトを設定することもできるので便利と人気を集めてきました。ジョブカンと連携しているアプリを使えば、シフト申請もシフト確認もスマホから簡単に共有可能です。
ホスピタッチ
急な休みなどでのシフト交替もスマホで簡単にできるホスピタッチは、大規模医療機関や病院向けに作られたシフト管理システムです。24時間ごとの自動バックアップ機能で、災害時なども安心です。スマホだけでなく、パソコンやタブレットでも閲覧やシフト交替をする事ができます。また、Amazonと同水準のセキュリティレベルで安全なことが特徴です。
MINAGINE勤怠管理
MINAGINE勤怠管理は、 年々厳しくなる法改正やどんな複雑な就業制度でも反映できるようアップデートを重ねてきたクラウド型勤怠管理システムです。
30年以上、あらゆる企業の労務問題を解決に導いてきた実績とノウハウが凝縮されたシステムです。
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自社に合った勤怠管理システムを導入して簡単にシフト管理
シフト管理ができる勤怠管理システムを導入する目的は、今よりも業務を楽にすることです。また、複数の会社や店舗を経営している場合でも、リアルタイムに出退勤を管理できるところも便利な機能です。しかし、企業の規模や目的に合っていない勤怠管理システムを選んでしまうと、手間が増える・使いこなせないといった結果になってしまいます。無料体験などを利用して、まずはシステムが合うのかどうか確認しておくと安心して導入できるのでおすすめです。
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