勤怠管理システムの導入に失敗しないようにするには？
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資料無料プレゼント 勤怠管理システム導入5つの失敗談
勤怠管理のご担当者様から直接聞いた、勤怠管理システムの導入失敗例をまとめました。
他社の勤怠管理システムを使っていたけれど、タッチオンタイムに乗り換えた企業の担当者様にその理由を聞き、失敗のポイントを5つにまとめてで紹介しています。
担当者様からすると、時間もお金もかかりますからシステムの乗り換えはしたくなかったはずです。ではなぜ乗り換えたのか？何がいけなかったのか？そこからシステム選びのヒントが見えてきました。
勤怠管理システムが必要になった背景
働き方改革により就労時間の把握の需要が高まっている
2017年は働き方改革元年。2018年6月には働き方改革の関連法案可決がされました。自分が働いている会社と働き方改革の流れが無関係でないことを感じ取っている人も多いのではないでしょうか。
日本では昔から、長時間労働が大きな問題とされてきました。行き過ぎた残業や休日出勤がはびこる現状にストレスを感じている人が多いのは、皆さんご存知の通りです。
国は、従業員の労働環境を見直すよう企業に働きかけたり、長時間度労働の常態化が疑われる会社に対して監督指導を徹底するなどの対策を取っていました。しかし従来の法律には強制力もなく、違法な長時間労働がなくなることはありませんでした。
そこで誕生したのが「働き方改革」です。具体的には残業時間上限の明確化や有給休暇の義務化、同一労働同一賃金などを掲げました。そして、労働時間は客観的な方法で管理するのが望ましいとされている点、リアルタイムな労働時間・残業時間確認とコントロール、有給休暇の消化率の管理、これらを実現するための選択肢としてクラウド型の勤怠管理システムが注目を集めています。
勤怠管理システムの導入が増加している現実
働き方改革が話題にあがることも多くなった実感がありますが、実際のところどうなのでしょうか？勤怠管理システムを10年近く販売している我々の感覚からすると、この1、2年はお客様からのお問い合わせ数が急増傾向にあるのが事実です。
更にお問い合わせ内容にも変化が見られます。以前は紙のタイムカード運用をやめたい、勤務集計の手作業をやめたいなど、作業の効率化を求めるお問い合わせが多かったのに対し、最近では勤怠の見える化をしたい、残業時間の見える化をしたい、許可のない残業・休日出勤をなくしたいなど、従業員の働き方を見直すためのお問い合わせが増えてきています。
また、労基に調査に入られたと いうご相談が多くなったのも最近の傾向にあげられます。絶対数は多くありませんが、以前より増加したのは間違いありません。
あくまで弊社へのお問い合わせ傾向だけではありますが、それでも時代が急速に「働き方改革」に向かっているように感じられます。
勤怠管理システムは導入に失敗しやすい！？
会計システムとは勝手が違う勤怠管理システム
これまで勤怠管理を手作業で行ってきた場合、その集計作業をそのままシステムに移行できると思っている方が多いのですが、なかなか一筋縄ではいかないと思います。「導入した勤怠管理システムが会社の勤怠ルールに合わず、すぐに別のシステムに変更した」という企業様の話も聞いたことがあります。
というのも労働に関する基本的な法律は「労働基準法」という法がありますが、実態の企業活動に則していない内容もあるため、会社独自の勤怠ルールが認められる「労働基準法第36条」（通称36協定）が存在し、ほぼどんな企業でも36協定を独自に定めています。つまり企業の数ほど独自の労働のルール（＝勤怠のルール）があると言っても過言ではありません。
そして企業の数ほどある勤怠のルールに対応できる勤怠管理システムは一握りです。そのため勤怠管理システムは選定が非常に難しいと言えるのです。
もしこれが会計システムなら、会計法に準拠したシステムであれば、使いやすい、使いにくいという好みはあっても、使えないということはありません。
しかし勤怠管理システムは最悪の場合、「使えない」ということもあり得るので、慎重な選定が必要なのです。これが勤怠管理システムの導入に失敗しやすい要因の一つです。
全従業員が利用できないといけない
もうひとつ失敗しやすい要因があります。当たり前のことですが、勤怠管理は管理部門の一部門では完結しません。利用部署が多部署・多役職にまたがり、ほぼ全従業員がシステムを利用する点が、導入に失敗しやすい要因なのです。
ここでまた会計システムを例にあげますが、会計ソフトを利用するのは管理部門である会計担当者だけで完結しますので、使いやすさなどは担当者の好みで選んでも問題ありません。
しかし勤怠管理システムは違います。まず従業員が出退勤のタイミングで打刻し、更に打刻漏れや有休の申請などの日常管理を行います。次に従業員の上長による打刻漏れチェックや有休申請などの決裁処理を行い、ようやく最後に管理部門での締め処理・集計作業が発生します。
この通り、勤怠管理は利用者が多部署・多役職にまたがりほぼ全従業員が利用するため、管理部門だけでなく全員が使いやすいものを選ばなくてはいけません。
お客様からよく聞くお話で、勤怠管理システムを導入し大抵の従業員は問題なく使用できていたが、一部の高齢者やITリテラシーの低い従業員はパソコンを使った打刻がままならないため、従来のタイムレコーダーのように簡単に使えるタイムレコーダーが欲しい、というご相談があります。システムの導入にはそんな落とし穴があることにも注意が必要なのです。
どうしたら勤怠管理システムの導入に失敗しないのか？
このように勤怠管理システムの導入は難しく、「思っていた以上に難しく、スムーズに運用できるまで時間がかかった」とおっしゃる企業様が非常に多くいらっしゃいます。
従業員の勤務時間の管理に関わる大切なことなので失敗はできない、けれども、どのシステムが自社に合うのか分からない。どれを導入すべきなのか、どう考えて進めていけばいいのか不安になるでしょう。
次の章ではシステム導入前のお客様の体験を元に、導入時の大切なポイントをお伝えいたします。
勤怠管理システムの導入に失敗しないためには？
導入に失敗しないためには「事前の無料トライアルの徹底」に尽きる
クラウド型のシステムなら初期費用がかからないことが多く、費用的なダメージが少ないとはいえ、せっかく時間をかけて選定したのでしたら導入に失敗したくないものです。
他の勤怠管理システムから弊社の勤怠管理システムに乗り換えていただいたお客様に、なぜ乗り換えをしたのかヒアリングさせていただくと、大抵の場合、失敗の原因は「事前の確認不足」にあるように思えます。
クラウド型の勤怠管理システムは大抵の場合、無料のトライアル期間があります。トライアルとはいえ、機能制限がなく全機能を試すことができるのですが、そのトライアル期間中に機能や運用などを十分に試せていなかったために失敗してしまったケースが多いように感じました。
お客様の失敗例「トライアルを実運用時の締め日で実施しなかったからサーバーの負荷がわからなかった」
例えば、トライアル期間中に実運用時と同じタイミングで締め処理を行わなかったため、締め処理時のサーバー負荷状況がわからないまま契約。契約後初めて締め処理を開始したがサーバーが重すぎて勤怠情報が全て詰まったCSVファイルを出力できず、運用は無理だったということで短期間で乗り換えをされたお客様がいました。
日本の勤怠締めは10日と末日に集中しています。そのためこの日にサーバー負荷がかかるのは勤怠管理システムとして一般的です。しかし締め日に勤怠情報のCSVファイル出力までできないとなると、その後の給与計算も出来なくなるので話は変わります。
このお客様は数ヶ月もしない間にタッチオンタイムに乗り換えられたのですが、どのように選定すれば導入に失敗しなかったのでしょうか？
このお客様の場合は、トライアル期間中にも実運用と同じ日に締め処理のテストをする必要があったのです。
しかしそのためには、従来の勤怠締め処理とトライアルの勤怠締め処理をせねばならず、2重作業となるため作業負荷は非常に高くなってしまうのですが、これから長年使い続けるかどうかを選定する“トライアル”なので、できるだけ実運用に則したスケジュールで進めるのが望ましいです。
失敗経験者にどこに失敗したか聞く手も
事前の心構えとして、他社がどのようなポイントで導入に失敗したのか参考にすると効率的にシステム選定が進められます。
そのためには他社の勤怠管理システムの導入担当者に導入時の注意点、失敗しやすい点などをレクチャーしてもらうという手があります。
必見！システム導入に失敗した担当者の声を集めました！
とはいえ他社がどんなケースで勤怠管理システムの導入に失敗したのか聞ける機会はなかなかないと思います。そこで今回『勤怠管理システム導入 5つの失敗談』という資料をご用意しました。
この資料は勤怠管理システムをタッチオンタイムに乗り換えたお客様に、以前使用していた勤怠管理システムのどこに困ってシステムの乗り換えを検討・実施したのかを聞いた、まさに失敗談の塊と言える資料です。
たくさんのお話の中からよくあるケースを5つにまとめてご紹介しているので、その5つのポイントをトライアル実施中に特に注意して検証することで導入失敗のリスクを減らすことができます。
こちらの資料は無料でダウンロードできますので、勤怠管理システムの導入をご検討中の方はぜひご一読ください！
