集計作業の削減、リアルタイムな勤務状況の把握、一元管理の実現
結果的に導入して正解でした。今でも大変便利に使っています
| 会社名 | 株式会社渡辺製作所 |
|---|---|
| 業種 | 製造業（試作金型・試作品加工業） |
| 利用者数 | 約 65 名 |
| 施設数 | 大阪、東京、東海、富士（5拠点） |
| 使用タイムレコーダー | タッチオンタイムレコーダー |
| 導入前の管理方法 | タイムカードを手集計、エクセル入力 |
事業紹介
渡辺製作所様は大阪を中心に全国展開している試作メーカーで、大手メーカー内の開発段階で用いる試作部品や治具を主要製品としています。
単品・少ロット加工の案件を短納期で受注し、お客様のご要望の期限までに間に合わせることを重要視されており、場合によっては即日・翌日でも納品するという柔軟な対応もしています。
そんな渡辺製作所様は社内の勤怠管理担当者の方が退職したことで、一時的に勤怠管理の負荷が高まってしまったそうですが、タッチオンタイムの導入でお悩みが解決できたそうです。
今回は長谷川様にタッチオンタイムの導入前後のお話を中心にお伺いしました。
今振り返るとタイムカードでの勤怠管理は面倒でした
以前はどんな勤怠管理をされていましたか？
印字式のタイムカードを拠点ごとに設置して打刻を行っていました。それを締日の前日になると拠点ごとで各事務員がタイムカードからエクセルへ１枚１枚を転記し、本社へ集約。締日当日になると本社ではタイムカード１枚１枚とエクセルの内容を照合・・・という面倒な作業を毎月しておりました。
エクセル照合中に不明点や記載抜けなどがあると、いちいち本人に確認するんですが、本人不在のことも多々あって、大変でしたね。従業員が70名近くいたので、エクセル転記時のタイプミスも、そこそこありましたし、今から振り返ると無駄で非効率な作業が多かったと思います。
担当者の退職がきっかけでシステム化を検討
勤怠管理をシステム化しようとしたきっかけを教えてください
きっかけは勤怠管理の元締めをしていた従業員の寿退社でした。
退職前に引き継ぎ説明があったのですが、その時はそれほどの手間を感じませんでした。しかし実際に勤怠集計をしてみると、それはもう面倒で、とても片手間ではできず、その作業で丸一日が潰れたのを覚えています。
そんな状況でしたので私個人は「勤怠システムを導入し、少しでも簡単に効率的に作業したい」と考えました。一方で会社側はシステム導入に理解を示してくれたものの、やはりコスト面で懸念していました。コストを抑えながらも必要な機能を備えたサービスを模索している中で「タッチオンタイム」を見つけました。
サービス選定のポイントは 「わかりやすいシステム」と「サポート体制」
勤怠管理サービスを探す中で、どんな点に気を付けて選定しましたか？
「今までとは違うこと」「新しいこと」をすることに対して、社内からある程度の抵抗があることは予想していました。また「システム」とか「オンライン」という単語から、「分からない」「（理解するのが）面倒」となって、最終的に「やりたくない」というシナリオになってしまうことを避けたい気持ちがありました。
そのため私は勤怠サービスを選定するうえで「今までとあまり変わらないこと」「分かりやすいこと」をポイントとしました。
今までとあまり変わらないこと
今までとは「タイムカードを印字式の機器へ差し込む」ことです。その動作は、タッチオンタイムのICカードと専用端末に置き換えることができ、「今までとあまり変わらない」というイメージを各従業員に持ってもらえると考えました。
分かりやすいこと
システムを使うのは私だけではありません。各従業員が操作に疑問を持った時に、簡単に説明ができるように「分かりやすい資料」が事前に準備されていることは重要でした。また初期設定などは大抵に分かり難いものですが、サポートに電話すると丁寧に対応いただけました。電話待ちの時間もそれほどなく、リモートサポートもあったので安心できました。「何かあった際も、早急に対応してくれる」というイメージを持ちました。
導入サポートをしっかりフォローしてもらえて安心できた
タッチオンタイムの無料お試し期間中の感想を教えてください
「無料お試し」の導入時、サポートの方々の対応がとても親切だったことを覚えています。
当社の勤怠仕様に調整するための初期設定では、多々ややこしい部分がありました。電話の説明だけでは分かり難いことを伝えると、リモートサポートの提案をいただけました。
リモートサポートでは、私が見ているものと同じ画面をサポートの方も見られるようで、私が何で迷っているのかを直ぐに理解してもらえました。電話を介しながらですが、同じ画面を見ての説明は分かりやすかったです。
またサポートの方々のレスポンス、対応の早さにも好印象を持っています。何度か同じような内容の質問をしてしまったことがありましたが、その都度に丁寧な対応をしていただけました。
導入後の集計作業は7人から4人でこなせるように！
タッチオンタイムを導入後、勤怠管理はどのように変わりましたか？
やはりシステムということもあり、最初は戸惑った社員もいました。
しかし利用するために覚えることはそれほど多くなく、早期の段階で、ミス無く打刻ができるようになりました。
また、これまで7人で担当していた作業集計は4人に減らすことができました。他の業務に回す時間が増えたのでとても助かりました。
他にも、出勤状況がリアルタイムで確認できますので、社長はいつも全国の出勤状況を確認しています。離れた拠点の出勤状況がリアルタイムで確認できるのはシステムならではの利点ですね。
直感的に使えるタッチオンタイムレコーダー
タッチオンタイムレコーダーを使ってみた印象を教えてください
思ったより楽に導入できました。
専用端末を用いることで、これまでの印字式タイムレコーダーと比べて、各従業員が行う動作は何も変わりませんでしたし、勤怠管理に関わる従業員には多少システムの使い方を覚えてもらう必要がありましたが、それほど難しいことはなく、導入から慣れまでにさほど時間は掛かりませんでした。
抱えていた課題の解決はもちろん一元管理の実現なども
タッチオンタイムのご評価はいかがでしょうか？
タッチオンタイムを入れたことで、特にエクセルへの転記作業が無くなり集計作業に要する時間が大幅に削減されました。
タッチオンタイムでは打刻情報だけでなく有休などの休暇日数の管理もできるので、以前は「あと有休が何日残ってる？」と個々から質問されていましたが、今では自身の勤怠や休暇の情報を、いつでもスマホで確認できるので質問されなくなり、楽になりました。
また全国の出勤状況をリアルタイムで把握でき、一元管理が可能になりました。タッチオンタイムを入れるにあたって、会社や従業員の理解を得るのに少々手間と時間を要しましたが、結果的に導入して正解でした。今でも大変便利に使っています。
要望点として、出勤表のフォーマットを少し変えたいところがあります。また、画面の見づらいところもありますので、こういった要望をしっかりと伝えていき、どんどんバージョンアップしていってもらいたいですね。
